Après avoir reçu vos identifiants par notre équipe, il vous reste simplement à saisir quelque information comme sélectionner les jours ou votre garderie est ouverte, ou encore ajuster l'heure limite de réservation pour les parents.
Il est important de configurer votre garderie avant même de commencer à l'utiliser, pour cela suivez les instructions suivantes :
Configuration de la garderie
Pour modifier les paramètres de la garderie veuillez-vous rendre sur Garderie dans la parties Paramètres.
Vous avez la possibilité de mettre un message pop-up lors de la connexion des parents.
Les parents ont la possibilité de réserver à l'avance, une date limite de réservation est alors imposé, plusieurs choix sont proposés, le jour même à 9h00, ou le jeudi soir à 23h59 de la semaine précédente par exemple.
Pour finir cochez les cases en face des jours ou votre garderie est ouverte et appuyée sur valider.
Fermeture de la garderie
Il est important d'ajouter les périodes de vacances ou encore les jours fériés pour que les parents ne puissent pas faire de réservation pendant ces périodes, ce qui leur évitera d'être facturé
Paramètres de la facturation
Sur cette page vous avez la possibilité de modifier le nom de l'école, le numéro de téléphone ainsi que l'adresse postal. Vous pouvez ajouter une échéance, et de la tva s'il y en a. N'oubliez pas de valider avant de quitter la page.
Cette partie servira pour créer les factures automatiquement.
Gestion des tarifs
Avertissement : Tout changement de tarif au cours de l'année engendra des factures erronées, ou encore d'autres problèmes. Avant tout changement, contactez-nous ! De même si vous n'avez pas paramétré le logiciel avant d'avoir commencé les réservations !
Nous disposons d’autres méthodes de facturation. N'hésitez pas à nous contacter pour adapter votre méthode de facturation au logiciel.
Avant toute chose il faut commencer par paramétrer l'intervalle prit en compte pour les paiements. Si vous facturez au quart d'heure, vous devez avoir un intervalle de 15 minutes, si vous facturez à la demi-heure, l'intervalle et de 30 minutes, à l'heure il est de 60 minutes et ainsi de suite…
Le réglage de l'intervalle se trouve sur la page Garderie dans les paramètres.
Après avoir réglé cette intervalle, vous pouvez commencer à paramétrer les tarifs. En cliquant sur le bouton ajouté une ligne l'heure sera ajoutée automatiquement en fonction de l'intervalle, il ne restera donc plus qu'a ajouter votre tarif en fonction du nombre d'heures que l'élève sera resté à la garderie. Le tarif fonctionne à la journée, c'est-à-dire, que si l'élève vient 30 minutes le matin et 1 heure le soir, le total sera de 1h30 pour cette journée.
Si votre tarif est unique pour une journée, il suffira de mettre une seule ligne avec votre intervalle, le logiciel prendra automatiquement la valeur. De même si le total des heures de la journée dépasse les paramètres enregistrer, le logiciel prendra la dernière valeur. Pour exemple avec les paramètres ci-dessous, un élèves qui restera au total 3h30 sur la journée paiera 5€.
Ci-dessous, un des exemples les plus communs sur notre logiciel. Nous prenons un intervalle de 30 minutes, l'élève reste 1 heure le matin et 1h30 le soir. Le cumule de ces 2 horaires nous fait un total de 2h30 sur la journée, il payera donc 5€.
Ajouter un utilisateur
Pour ajouter d'autre utilisateur à votre garderie rendez-vous sur Ajouter utilisateur dans la parties paramètres. Entrez le prénom, le nom, l'e-mail du nouvel utilisateur ainsi que son rôle, administrateur, cuisinier, professeur, surveillant.
Le nouvel utilisateur recevra par mail un lien pour confirmer son compte ainsi que créer un mot de passe. Attention à bien vérifier les spams.
Gestion des utilisateurs
La gestion des utilisateurs permet de visualiser l'ensemble des utilisateurs pouvant accéder à la gestion de la garderie. Vous pouvez visualiser leur rôle, désactiver un compte ou même le supprimer. Attention la suppression est irréversible.
Règlement intérieur
La page Ajouter règlement vous permet d'importer le règlement intérieur de la garderie, lequel pourra être vu par les parents sur leur interface.
Gestion des élèves
La gestion des élèves sur pace sur la page Gérer Enfants vous pouvez ajouter un élève en cliquant sur le bouton Ajouter un élève, ensuite il vous suffit de remplir les informations concernant le nouvel élève et appuyé sur valider.
Dans cette même partie vous pouvez modifier un élève déjà ajouté en le sélectionnant. Vous avez la possibilité de modifier le nom, le prénom ainsi que la classe de cet élève mais aussi de modifier le ou les comptes parent lier à cet élève.
Si un des parents a oublié son mot de passe, vous avez la possibilité d'envoyé un lien par mail pour réinitialiser le mot de passe, ou de le modifier vous-même. Attention si vous modifier un mot de passe, veuillez en informer l'utilisateur.
Révision des présences
La partie Révision présences vous permet de réviser les jours où un élève a été à la garderie. Pour cela il vous suffit de sélectionner l'élève en question et de cocher ou décocher les cases en fonction des modifications à apporter.
N'oubliez pas de valider après avoir terminé.
Validation des horaires
Cette partie vous permet de valider les élèves qui sont à la garderie, il vous suffit de coché les élèves présents à la garderie et d'appuyé sur valider. Pour le matin n'oublier pas de changer l'heure d'arriver, et le soir l'heure de départ. Vous pouvez aussi changer l'heure d'arriver le soir si par exemple l'élève à été en étude, pour cela il faudra coche le ou les élèves, sélectionné l'heures d'arrivé et cliquer sur le bouton Modifier l'heure d'arrivée.
Facturations
La partie Facturation vous permet de générer les factures automatiquement chaque mois ou par période.
Attention plusieurs vérifications sont à faire avant de générer les factures, comme l'adresse sur la page Facture dans la partie paramètre, ou encore le nombre de jours pour l'échéance qui se trouve sur cette même page.
Récapitulatif
La page Récapitulatif vous permet de voir le montant ainsi que la quantité d'heure prit par un élève.
Attention la période du récapitulatif est par défaut sur le mois en cours, vous pouvez changer cette période en modifiant les dates en haut de la page.